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E-Mails: 3-20-0-Regel

Es piepst und bimmelt. Die nächste E-Mail flattert ins Postfach. Und Du willst ja niemandem warten lassen, weshalb Du auch immer direkt antwortest. Dabei unterbricht das nicht nur Deine Arbeit, sondern auch Deine Gedankengänge.

E-Mails effektiv bearbeiten

Du erschwerst Dir deine Effektivität, wenn Du Dich von Mails dauernd unterbrechen lässt. Deswegen ist der erste Schritt zu einem sinnvollen Umgang mit Deinen Mails, die Benachrichtigungen für sie auszustellen. So kannst Du von ihnen gar nicht mehr abgelenkt werden.

Das hat zusätzlich einen guten Nebeneffekt. Wenn Du nicht mehr gleich antwortest, sehen die anderen auch, dass du noch mit anderen Arbeitsaufträgen als ihren Anfragen beschäftigt bist. Somit wird sich manche Mail in Deinem Postfach eventuell sogar ausschleichen.


Einfache Regel, großer Effekt

Mit der 3-20-0-Regel ist die Abarbeitung des Postfachs einfach und effektiv strukturiert. Du kontrollierst dreimal täglich Dein Postfach – am besten vor Beginn, vor der Mittagspause und kurz vor Feierabend –, wendest 20 Minuten dafür auf und hast keine Mail mehr im Postfach.

Alle Mails, die Du sofort beantworten kannst, beantwortest Du sofort. Die anderen überträgst Du in Arbeitsaufgaben und arbeitest diese Aufgaben zwischen den Mailzeiten ab. Du beantwortest sie dann aber wiederum erst wieder in den Zeiten für Dein Postfach. So einfach kann es sein.

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